ニュースレターの発送作業は、思いの外手間がかかります。
ニュースレターを封筒に入れて、封をして、ラベルを貼って、はい完成。1,000通もあれば骨の折れる作業です。それに作業スペースも必要になります。
ニュースレターの発送作業をどうやったら簡略化できるのか。今回はその方法についてお伝えしていきます。
簡略化する3つの方法
- 発送のすべてを代行してもらう
- その時だけバイトを雇う
- 封筒を使わないで発送する
一つずつ、説明していきます。
1.発送のすべてを代行してもらう
ネット上で探すと、印刷から発送までを請け負ってくれる会社もあります。こちらから印刷データとラベルデータさえ送れば、後は向こうがやってくれるのです。
印刷と発送を別々の会社にお願いしてもいいでしょう。その場合は、印刷会社から直接、発送代行会社に印刷物を送ってもらえるよう手配してもいいですし、一度受け取ってから、発送代行会社に送ってもいいです。中身を一度確認してみたい、というのもありますしね。
2.その時だけ、バイトを雇う
一時的な仕事でも請け負ってくれる会社は探せば出てきます。そういった会社に封入・ラベル貼りの作業をお願いするのも手です。目の届くところで仕事をしてもらえるため、安心して発送業務を任せられます。
部数にもよりますが、1人でも1〜2日で終わらせられるはずです。封入やラベル貼りが終わったら、配達業者に渡して完了です。発送業者は、ヤマト、佐川、郵便局になるかと思われます。
3.封入作業を行わない。
発送作業の中で、最も手間がかかるのは、封入作業です。手間だけではなく、封筒代もかかります。そこでオススメなのが、封筒を使わない方法です。どんな方法かというと、ニュースレターを芯なしホチキスで止めてしまうのです。
見開き（二つ折り）にしたニュースレターの開き口を芯なしホチキスで2カ所止めるだけです。後は、表紙にラベルを貼って完成。
注意点があります。
この方法を採用する際には、ラベルを貼る場所を予め確保しておくこと。それから、ニュースレターの紙は厚めにしてください。そうでないと、郵送物として扱ってもらえません。のりでページがひっついているDMハガキを受け取ったことがあると思いますが、あれぐらいの紙の厚さです。（DMハガキのような光沢は入りませんが）
この方法なら、芯なしホチキスを押す手間はかかるものの、封入作業はなくなり、封筒代も浮かせることができます。
ここから先は、発送にかかわる疑問についてお答えします。
ニュースレターの印刷は、プリンターでしてはいけないのか？
コスト面から見てオススメできません。
まず、インク代がバカになりません。加えて、最低B4サイズが印刷できるプリンターを用意する必要があります。
インクは一つ600円〜1,000円ほどします。フルカラーで300部でも刷ろうものなら、インクを5〜10は消費することでしょう。紙代も普通紙以上の紙になるため2,000円以上はかかります。数を刷るため、プリンターの寿命も短くなります。
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手渡しではダメなのか？
ニュースレターの発送業務が面倒で、手渡しを始めるお店は少なくありません。確かにこれなら、根本的に発送業務が入らなくなります。
ですが私は、このやり方をお勧めしません。
ニュースレターの効果を最大限発揮できないからです。
ニュースレターは、人間関係を育みむもの。その結果として失客率が下がり、継続率も伸びるのです。既存客にちゃんと届いていることが前提です。手渡しだと、既存客全員に行き渡りません。
ニュースレターを配らないよりはマシですが、最善策ではないことだけは覚えておいてください。できれば、最初にお伝えした3つの方法の中から一つを採用していただければと思います。
ニュースレターを入れるなら、OPP封筒がオススメ
ニュースレターは配送物なので、基本、封筒が必要です。
この封筒、意外とコストがバカになりません。そこでオススメしたいのが、安くて便利なOPP封筒（クリスタルパック）です。ビニールで作られた透明な封筒です。
OPP封筒を推す理由は3つあります。
1. コストが安い
2. かさばらない
3. 開封率が高い
順に説明します。
1. コストが安い
紙封筒は1枚あたり10円以上しますが、OPP封筒は1枚あたり3円程度で済みます。半値以下です。
OPP封筒は全て開け口にシールが付いているため、封入作業もしやすいです。わざわざ、のりやセロハンテープで止める必要はありません．
こちらから購入できます。
2. かさばらない
OPP封筒は素材がビニールのため、紙と比べてかさばりません。
ニュースレターを毎月発送しようとなると、コストを下げるために、店名の入った封筒を大量に印刷してストックしておこうと考えるのではないでしょうか。大量に刷れば封筒の保管場所が必要になります。お店が小さいと保管場所にも困りますよね。
OPP封筒なら、そんな心配はありません。かさばらない上、必要な分だけ注文すればいいのです。（元が安いため、大量に注文しても安くはならない）
3. 開封率が高い
DMの大半は、開封されずにゴミ箱に直行です。
一方、ニュースレターは売り込み目的ではないため、開封率が高いと言われています。その特徴を活かせるのが、OPP封筒です。OPP封筒なら、透けて中身が見えるため、一目でニュースレターだとわかります。誤解されてゴミ箱行きを免れる率が高いのです。
以上の理由から、OPP封筒をお勧めします。
OPP封筒を使う際の注意点
通常、封筒には差出人を明記します。しかし、OPP封筒は透明のビニールなので明記ができません。そのため、ニュースレターの表紙か、裏表紙に、店名や住所を明記して、OPP封筒から見える形にしてください。この点だけ、忘れずにお願いします。
